Zgodnie z polskim prawem, przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, mają obowiązek ewidencjonować tę sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej. Od ogólnej zasady są jednakże (jak zwykle) wyjątki oraz wyjątki od wyjątków.
Kiedy możesz być zwolniona z obowiązku posiadania kasy fiskalnej?
- Sprzedajesz towary lub usługi na kwotę poniżej 20.000 zł rocznie
Przedsiębiorca, u którego obroty ze sprzedaży (podkreślam – obroty, a nie dochód) na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych nie przekroczyły w poprzednim roku podatkowym 20.000 zł, może skorzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.
Ze zwolnienia możesz skorzystać również wtedy, gdy zakładasz działalność gospodarczą i przewidujesz, że sprzedaż będzie mniejsza niż 1.666 zł miesięcznie (20.000 zł : 12 miesięcy)
- Wszystkie wpłaty od klientów otrzymujesz na konto bankowe
Przedsiębiorca, który:
- wszystkie zapłaty otrzymuje na rachunek bankowy (lub przekazem pocztowym),
- prowadzi szczegółową ewidencję wszystkich transakcji (jaka usługa została wykonana lub towar sprzedany, kiedy, imię, nazwisko, adres klienta),
- sprzedawany towar dostarcza do klientów wyłącznie w formie wysyłkowej (bez możliwości odbioru osobistego)
może nie instalować kasy fiskalnej, nawet jeśli wielkość sprzedaży w jego firmie przekroczy 20.000 zł rocznie.
- Wykonujesz czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących
W załączniku tym są wymienione m.in.: usługi związane z rolnictwem, usługi związane z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków, usługi w zakresie edukacji, usługi finansowe i ubezpieczeniowe, sprzedaż towarów za pośrednictwem automatów.
Dla kogo kasa fiskalna od pierwszej sprzedaży
Jeżeli zakładasz firmę i uważasz, że na początku sprzedaż nie przekroczy 1.666 zł miesięcznie (20.000 zł : 12 miesięcy), i dlatego możesz skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej, musisz jeszcze sprawdzić, czy sprzedawane przez Ciebie towary lub usługi nie są wymienione na „czarnej liście” w paragrafie 4 wspomnianego wyżej rozporządzenia. Są to. m.in.:
- perfumy i wody toaletowe
- wyroby z metali szlachetnych lub z dodatkiem tych metali,
- wyroby tytoniowe i napoje alkoholowe,
- usługi w zakresie opieki medycznej świadczone przez lekarzy i lekarzy dentystów,
- usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne,
- usługi związane z wyżywieniem, świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne oraz catering,
- usługi naprawy pojazdów samochodowych.
Sprzedaż towarów i usług z tej listy pozbawia Cię prawa do zwolnienia i musisz zakupić kasę fiskalną a także ewidencjonować na niej już pierwszą sprzedaż, nawet jeśli obrót nie przekroczy limitu 20.000 zł rocznie. Nie ma tu również zastosowania zwolnienie polegające na tym, że wszyscy klienci płacą na konto. Kto sprzedaje towary i usługi wymienione w paragrafie 4 w/w rozporządzenia osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, musi bezwzględnie mieć kasę fiskalną, bez wyjątków.
Podatnicy korzystający ze zwolnienia z kasy ze względu na limit obrotów 20.000 zł rocznie mogą rozpocząć ewidencjonowanie przy użyciu kas po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym przekroczyli limit zwolnienia.
Przedsiębiorcy, którzy zainstalowali terminowo kasę fiskalną w swojej działalności, dopełnili obowiązków powiadomienia urzędu skarbowego o zamiarze instalacji kasy oraz o jej fiskalizacji, mogą otrzymać bonus – zwrot części wydatków na kasę fiskalną, do 90% wydatkowanej kwoty, nie więcej niż 700 zł.
Co zrobić, kiedy nie muszę mieć kasy fiskalnej, a klient żąda dowodu zakupu?
Wystawić fakturę.
Nie masz możliwości, ani obowiązku wystawienia paragonu, ponieważ nie masz kasy fiskalnej. Dowodem zakupu, który możesz dać klientowi w takiej sytuacji jest faktura.
Przykład 1.
Ewa otworzyła małą kwiaciarnię 1 kwietnia 2016 roku. Limit sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej upoważniający do skorzystania ze zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej na 2016 rok to 15.000 zł. Dopóki Ewa nie przekroczy tego limitu, może nie kupować kasy.
Przykład 2.
Ewa już 4 czerwca osiągnęła obrót 15.000 zł, z czego 12.000 zł to była sprzedaż dla firm. Ewa nie musi jeszcze kupować kasy. Do limitu liczy się tylko sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych.
Przykład 3.
Ewa 10 maja 2016 roku osiągnęła obrót 15.000 zł sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności. Kiedy powinna zacząć ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej? Ewa powinna rozpocząć ewidencję na kasie fiskalnej od dnia 01 sierpnia 2016 roku.
Przykład 4.
Ewa ma niewielką sprzedaż (nie więcej niż 1.000 zł miesięcznie, więc daleko do limitu), chce rozszerzyć działalność o sprzedaż biżuterii. Będzie sprzedawała m.in. kolczyki ze srebrnymi zapięciami. Ewa musi zaopatrzyć się w kasę fiskalną, zanim sprzeda pierwsze takie kolczyki. Sprzedaż wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali jest na liście wyłączeń ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Co więcej, sprzedając takie wyroby, Ewa powinna zarejestrować się jako podatnik VAT czynny.
Przykład 5.
Zosia prowadzi kursy online, wszyscy klienci to osoby nieprowadzące działalności gospodarczej, wpłaty za kursy wpływają na rachunek bankowy Zosi (nikt nie płaci gotówką), Zosia prowadzi ewidencję klientów. Mimo, że wielkość sprzedaży znacznie przekracza limit 20.000 zł rocznie, Zosia może korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej.
Przykład 6.
Wyżej wspomniana Zosia postanowiła rozszerzyć zakres usług, ma dostęp do świetnych perfum w dobrej cenie, chce je sprzedawać przez internet. Zosia zanim sprzeda pierwszą buteleczkę perfum, już musi mieć kasę fiskalną. Nawet jeśli klienci płacą wyłącznie na konto, zwolnienie już nie obowiązuje. Ponadto Zosia będzie musiała nabijać na kasę również kursy i wysyłać paragon pocztą kursantom.
Przykład 7.
Ania prowadzi szkołę językową. Jej obrót znacznie przekracza 20.000 zł rocznie.
Usługi edukacyjne znajdują się na liście usług, które mogą korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, bez względu na wielkość obrotów.